WEB会議の費用を抑える

WEB会議の費用を抑える方法として、サーバ型ではなくASP型を利用します。サーバ型はシステムのカスタマイズが自由にでき、自社にサーバがあるのでセキュリティに優れていますが、サーバ導入費や維持・メンテナンスにかかる費用が高くなります。ASP型は無料で利用できる、またはライセンスで契約を行うもので安価になります。無料のASP型のWEB会議を利用する場合、機能に制限が多いので不便に感じることも多いです。

そのため、有料のシステムを利用することも検討すると良いでしょう。ライセンス契約は利用する人数ではなく、ソフトを使うパソコンごとに契約を行うものなので、会議のやり方によって使い方を工夫すれば費用を節約することもできます。会議に参加する人数が少なく、また、パソコンで資料を操作する人が1人で良い拠点で行う場合、WEB会議のソフトを使うパソコンを1台用意しておき、それとは別に大型のディスプレイと集音性の高いマイクを用意します。パソコンの画面を大型ディスプレイにも映せるようにして資料を操作する人をパソコンの前に座らせれば、1台のパソコンで複数の人が同時に会議に参加できます。

また、個別に会議に参加する場合、同様にWEB会議に使う専用のパソコンを用意しておき、これを社内で使用時間を予約するようにして交代で使うようにすれば、1台のパソコンで個別に複数の人が会議を行えるようになるので複数のライセンス契約をする必要がなくなります。

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