WEB会議を導入するメリットは何か

WEB会議はインターネット回線と使用するソフトを使えるパソコンなどの端末があればどこでも利用できることが特徴です。通常の会議では参加者が全員同じ部屋に集まらなければならないため、遠隔地への参加が必要な場合は移動するための費用や時間がかかってしまう問題点がありましたが、WEB会議では移動する必要がなくなるのでこのような無駄を省けるメリットがあり、海外からの参加も容易になります。遠隔地からの参加をしやすくする方法にはテレビ会議もありますが、この場合は専用の機器を用意している会議室が必要になるため、社員やプロジェクトの多い会社では社内で会議室の予約を入れて使用タイミングが重ならないように調整しなければならないため、利便性が低くなっていました。しかし、WEB会議では自分の席からでも参加できるため、参加者の都合で柔軟に会議を行えます。

ただし、機密情報の流出を防ぐ観点で言えば、同じ部屋に他のプロジェクトメンバーが混在している場合は他の部屋に移動した方が良いでしょう。利用するシステムによって様々な機能がありますが、WEB会議ではデータを共有できるので複数の参加者で資料の編集などを行うことができ、共同作業に適しています。表示する資料の切り替えもパソコン上で行えるので手間がかかりません。WEB会議の導入にかかる費用に関しては、自社で機能のカスタマイズをしたり、セキュリティを重視する場合はサーバや管理者を用意しなければならないのでコストがかかります。

しかし、既存のシステムを利用するのであれば無料のものも利用でき、管理も不要です。

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